راهنمای اقدامات قبل و بعد از نمایشگاه + چک لیست

شرکت در نمایشگاه یک تجربه بی نظیر برای هر کسب و کاری است که می تواند بر روی اینده برند هم تاثیر بسیار زیادی داشته باشد. اما اگر تا به امروز تجربه شرکت در نمایشگاه ها را نداشته اید، احتمالا از اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه آگاهی ندارید و با چالش های بسیاری روبه رو خواهید شد.

شاید هم نگرانی از بابت برگزاری نمایشگاه و احداث غرفه و… شما را از شرکت در این رویدادها باز می دارد. جای هیچ نگرانی نیست. ما امروز قصد داریم در راهنمای اقدامات قبل و بعد از نمایشگاه هر آنچه که نیاز دارید را به شما اموزش دهیم تا بتوانید به راحتی آب خوردن در نمایشگاه های مختلف داخلی و خارجی شرکت کنید.

اقدامات قبل و بعد از نمایشگاه

اگر تصمیم راسخ خود را برای شرکت در نمایشگاه گرفته اید، از اولین اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه، ثبت نام در نمایشگاه است. این اولین گامی است که باید بردارید. برای ثبت نام می توانید از طریق سایت، تماس تلفنی با ستاد برگزاری نمایشگاه و… اقدام نمایید. در ثبت نام دست دست نکنید چرا که ممکن است ظرفیت نمایشگاه پر شود و دیگر جایی برای شما نباشد.

حال که ثبت نام کردید و یک جا برای احداث غرفه ذخیره دارید، پس از انجام اقدامات مربوط به طراحی غرفه نمایشگاهی، باید به صورت برنامه ریزی شده اقدامات لازم را انجام دهید. اما این اقدامات کنند؟ در ادامه با چک لیست اقدامات پیش از نمایشگاه و بعد از نمایشگاه آشنا می شوید تا بتوانید بهترین عملکرد را داشته باشید.

اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه

به عبارتی می توان گفت کار اصلی شما از این مرحله به بعد آغاز می شود. شما قبل از برگزاری نمیایشگاه باید یک سری اقدامات را انجام دهید تا تمامی امور طبق روال و به بهترین شکل انجام شود. اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه عبارتند از:

• یک تیم حرفه ای آماده کنید

در این فرآیند شما باید یک تصمیم قاطع بگیرید و از افراد متخصص و حرفه ای که اهل کار گروهی هستند یک تیم بسازید. این تیم ممکن است اعضای مختلفی از واحد فروش، مدیریت، حسابداری و… باشد. بررسی کنید که کدامیک از آن ها اثر مثبتی بر روی عملکرد شما در نمایشگاه خواهند داشت.

• جلسه ای در خصوص برنامه بازاریابی در نمایشگاه برگزار کنید

تیم بازاریابی نقش بسیار زیادی در نمایشگاه ها دارند. شما باید در این جلسه ایده پردازی کنید. از سری اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه، شناسایی نیازمندی های تیم است و باید یک برنامه مناسب بچینید. همه افراد تیم را در جریان این برنامه بگذارید تا تمامی امرو به صورت هدفمند و یکپارچه پیش برود.

• ساختار غرفه را طراحی کنید

غرفه شما در حقیقت اتاق شما در نمایشگاه است و باید آن را به گونه ای طراحی کنید که بتوانید محصول و خدمات خود را به بازدیدکنندگان نشان دهید و جدای از ان پرسنل شما احساس راحتی داشته باشند. پس یکی دیگر از مهم‌ترین اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه، بررسی ساختار و فضای غرفه است.

ظاهر و کیفیت غرفه هم اهمیت زیادی دارد. همچنین باید به مسائل فنی آن هم رسیدگی کنید تا مشکلی به وجود نیاید. غرفه نمایشگاهی پیش ساخته هم وجود دارند که می توانید ازآن ها استفاده کنید و دیگر دغدغه اجرا و… را نداشته باشید چرا که کیفیت و تنوع بالایی دارند و نصب آن ها هم بسیار اسان می باشد.

در سریع ترین زمان و با کم ترین هزینه می توانید آن ها را تهیه کنید. به این منظور می توانید لیست غرفه سازان دارای گرید را اماده کنید و بهترین و مقرون به صرفه ترین را از بین آن ها متناسب با نیاز خود انتخاب نمایید.

• از ایده های جدید برای گرافیک استفاده کنید

ظاهر غرفه باید جذاب و حرفه ای باشد. البته امنیت، ایمنی و راحتی پرسنل هم سه شرط مهم است که باید مد نظر قرار دهید. برای نما و جلوه غرفه می توانید از طراحی غرفه های نمایشگاهی خارجی هم ایده بگیرید. خلاقیت به خرج دهید و از زیباترین طراحی ها استفاده کنید تا متفاوت از همگان باشید.

• مسئولیت ها را تفکیک کنید

مشخص کردن مسئولیت هر فرد و وظایفی که بر عهده دارد، از اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه است. فرقی نمی کند سرگروه تیم است یا بازاریاب و … در هر صورت باید لیستی از شرح وظایف و مسئولیت آن ها آماده کنید تا همه چیز مطابق با برنامه پیش برود.

• روند کار را در هنگام برگزاری نمایشگاه مشخص کنید

اینکه چه محصولاتی را می خواهید معرفی کنید، چه اطلاعاتی در اختیار مخاطبان قرار دهید، چگونه توجه دیگران را به غرفه خود جلب کنید و… همه مواردی هستند که از پیش باید به فکر آن ها باشید.

شما باید برای تمامی این ها برنامه مشخصی تدارک ببینید. بهتر است قبل از برگزاری نمایشگاه به صورت روتین با اعضای تیم ملاقات داشته باشید تا کلیه کارها را با هم مرور کنید و در صورت بروز هرگونه نقص و مشکلی با همفکری آن را حل و جایگزین کنید.

با این قرارها اعضا بیشتر با یکدیگر آشنا می شوند و هماهنگ و متمرکز کارها را پیش خواهند برد. برای برقراری ارتباط آسان تر هم می توانید به یک ابزار آنلاین مجهز شوید تا به راحتی در جریان امروز قرار بگیرد و با هم هماهنگ شوید.

• اطلاع رسانی و تبلیغات را فراموش نکنید

شما با استفاده از رسانه های اجتماعی به راحتی می توانید مخاطبان خود را از حضور خودتان در نمایشگاه آگاه کنید. می توانید از پست های مختلف در ایسنتاگرام، تیزرهای تبلیغاتی و حتی بنر و… استفاده کنید. بهتر است این تبلیغات را یک هفته مانده به برگزاری نمایشگاه آغاز کنید.

اقدامات حین برگزاری نمایشگاه

نمایشگاه در تاریخ اعلام شده آغاز به فعالیت می کند و مخاطبان هدف شما از همان روز ممکن است به غرفه شما سر بزنند. از سری اقدامات حین برگزاری نمایشگاه که باید به آن ها واقف باشید، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• توجهات را جلب کنید

شما برای جلب توجه مشتریان کمتر از 20 ثانیه زمان دارید. می توانید این جلب توجه را با پخش یک صدا، موسیقی، نورپردازی و استفاده از فناوری روز و… انجام دهید.

• مراجعه کنندگان را سرگرم کنید

قرار نیست همیشه برنامه ای برای مخاطبان هدف داشته باشید. سایر بازدیدکنندگان هم می توانند به مشتری بالقوه شما تبدیل شوند. پس از مهم‌ترین اقدامات حین برگزاری نمایشگاه، مشغول ساختن مراجعین است. پس حواستان به آن ها هم باشد. با یک بازی یا سرگرمی مفرح می توانید به این خواسته خود برسید.

• آماده پذیرایی باشید

برخی از مهمانان شما همچون افراد مهم تجاری، مسئولین و… جزو میهمانان VIPشما به حساب می آیند و باید به خوبی از آن ها پذیرایی کنید. از نوشیدنی های سرد و گرم متناسب با فصل استفاده کنید. سعی کنید در صورت امکان یک فضای آرام هم به دور از هیاهوی نمایشگاه برای آن ها فراهم کنید.

• محیط غرفه را شلوغ نکنید

از قفسه در زیر کانتر غرفه ها استفاده کنید. کاتالوگ ها و لوازم شخصی و پذیرایی و… را در آنجا بگذارید تا در دید عموم نباشد و غرفه حرفه ای تر و منظم تر به نظر برسد.

اقدامات بعد از برگزاری نمایشگاه

برخی تصور می کنند غرفه سازی نمایشگاهی سخت ترین بخش است و بعد از برگزاری نمایشگاه دیگر هیچ کاری برای انجام ندارند. اما سخت در اشتباه هستید. شما بعد از اتمام نمایشگاه هم باید یک سری کارها را انجام دهید. مهم ترین اقدامات بعد از برگزاری نمایشگاه عبارتند از:

• غرفه را جمع کنید

مطابق با چک لیست شرکت در نمایشگاه های خارجی و داخلی، جمع کردن غرفه ها بر عهده شما خواهد بود. باید کلیه لوازم و تجهیزات خود را جمع آوری کنید و فضای نمایشگاه را همچون روز اول تحویل دهید. البته باید به دو نکته مهم توجه کنید:

• با نمایشگاه تسویه کنید.
• در صورت تاخیر در تحویل غرفه، مشمول جریمه خواهید شد.
• عملکرد اعضای تیم را ارزیابی کنید

از سری اقدامات بعد از برگزاری نمایشگاه که باید مورد توجه قرار گیرد، بررسی و ارزیابی عملکرد اعضای تیم است. این ارزیابی اهمیت بسیار زیادی دارد. چرا که می توانید اعضای تیم خود را بشناسید و از افرادی که درخشان حاضر شده اند به صورت شایسته قدردانی کنید. و همچنین ضعف های خود را مشخص کنید تا در دفعات بعدی این ضعف ها را برطرف سازید.

• مستندات غرفه را جمع آوری کنید

هر گونه فرم، نظر سنجی و… که توسط مخاطبین شما پر شده، فیلم و عکس های غرفه و… را جمع آوری و بایگانی کنید. از این مستندات برای تبلیغات، سایت و… می توانید استفاده کنید.

• هزینه ها را مدیریت کنید

شما در پایان نمایشگاه باید میزان هزینه، بودجه و… را با فاکتور محاسبه کنید تا میزان سود خالص را برآورد سازید.

• نتایج به عمل امده را ارزیابی کنید

برگزاری نمایشگاه چقدر به نفع شما بوده است؟ این همه تلاش جواب داده است یا خیر! آیا توانسته اید مشتریان جدید را جلب کنید؟ قراردادهای پیشنهادی دریافت کرده اید یا خیر؟ و… همه این ها را به عنوان اقدامات بعد از برگزاری نمایشگاه مورد بررسی قرار دهید تا موفق تر در نمایشگاه های اینده عمل کنید.

جمع بندی

امروز سعی کرده ایم در راهنمای اقدامات قبل و بعد از نمایشگاه برای برگزاری نمایشگاه موفق به شما کمک کنیم تا یک خط فکری صحیح برای شرکت در نمایشگاه داشته باشید و بتوانید تاحد چشمگیری چالش های خود را برطرف کنید. می توانید برای اطلاعات بیشتر، کسب مشاوره و… با کارشناسان ما ارتباط بگیرید.