چک لیست شرکت در نمایشگاه های خارجی و مدارک مورد نیاز

برپایی انواع غرفه های نمایشگاهی می‌تواند مزایای بسیار زیادی برای حرفه‌ها و کسب‌وکارهای مختلف داشته باشد؛ درعین‌حال برای بهره‌مندی از این مزایا لازم است که تا حدود زیادی تمرکز، بودجه و تعهد خود را به سمت نکات مربوط به غرفه سازی نمایشگاهی و شرکت در نمایشگاه‌ های خارجی معطوف کنید.

بدین منظور در ادامه به بررسی چک لیست شرکت در نمایشگاه‌ های خارجی خواهیم پرداخت که توجه به آن‌ها می‌تواند نقش مؤثری در برنامه‌ریزی برای موفقیت غرفه نمایشگاهی داشته باشد؛ با ما همراه باشید.

چک لیست شرکت در نمایشگاه های خارجی

شرکت در نمایشگاه خارجی فرصتی عالی برای آشنایی و برقراری ارتباط با مخاطبین کسب‌وکارهای مختلف است تا بتوانند آن‌ها را با برند خود درگیر کنند. همچنین مخاطبین نمایشگاه‌های خارجی اغلب خریدارانی هستند که به دنبال یافتن شرکا و همکاری‌های جدید بوده و محصولات و خدمات مختلف را مورد بررسی قرار می‌دهند.

در این شرایط توجه به چک لیستی از نکات مهم در طراحی غرفه نمایشگاهی و استانداردها می‌تواند موفقیت غرفه نمایشگاهی شما را تضمین کند؛ در ادامه می‌توانید این چک لیست را مورد بررسی قرار دهید:

• تعیین هدف

در مرحله اول برای شرکت در نمایشگاه‌ های خارجی لازم است که تعیین کنید با برگزاری غرفه نمایشگاهی قصد دارید که به چه اهدافی برای کسب‌وکار خود دست پیدا کنید. به عنوان مثال باید تعیین کنید که قصد دارید کدام مخاطبین را جذب کنید و سعی دارید چه خدماتی را مرکز توجه غرفه خود قرار دهید.

• تحقیق

به عنوان یکی از ابتدایی‌ترین اقدامات برپایی غرفه‌ها و شرکت در نمایشگاه خارجی، لازم است که گزینه‌های موجود را مورد بررسی قرار داده و بهترین گزینه را متناسب با نوع حرفه و کسب‌وکار خود انتخاب کنید. در این شرایط باید بدانید که هرساله طیف متنوعی از انواع نمایشگاه‌های خارجی در حال برگزاری است که برندهای پیشرو نیز در این نمایشگاه‌ها شرکت می‌کنند. بنابراین تحقیق مؤثری درباره موقعیت، زمان و افراد حاضر در نمایشگاه انجام دهید و برنامه‌ریزی‌های لازم را شروع کنید.

• تعیین موقعیت

پس از اینکه گزینه‌های موجود برای شرکت در نمایشگاه‌ های خارجی را مورد بررسی قرار دادید، اکنون لازم است برنامه‌ریزی دقیقی درباره موقعیت و فضای برگزاری نمایشگاه کسب کنید.

در این شرایط از طریق راه‌های ارتباطی با مجریان اصلی نمایشگاه تماس گرفته و اطلاعات دقیقی درباره پلن نمایشگاه، موقعیت غرفه‌ها، نقشه نمایشگاه و فضاهای موجود و… دریافت کنید. در ادامه از بین گزینه های موجود، بهترین گزینه را از نظر موقعیت، بودجه، اهداف و…، انتخاب نمایید.

• تعیین طرح غرفه

گزینه‌های متنوعی برای طراحی غرفه نمایشگاه خارجی وجود دارد که با توجه به معیارهای برند شما تعیین می‌شود. در این شرایط گزینه‌های متنوعی پیش روی شماست که می‌توانید با ایده‌های بازاریابی خلاقانه ترکیب کنید.

در این شرایط متناسب با بودجه اختصاصی خود می‌توانید غرفه‌های اسپیس فریم و یا پوسته را انتخاب کنید. غرفه‌های اسپیس فریم امکان اعمال طرح‌های کلی برای تمامی قسمت‌های نمایشگاه را در اختیار شما قرار می‌دهد و طبیعتاً از هزینه‌های بالاتری نیز برخوردارند. در نقطه مقابل غرفه‌های پوسته تنها امکان طراحی دیواره‌ها را فراهم می‌کند.

• تبلیغات

در مرحله بعدی شرکت در نمایشگاه‌ های خارجی است که برنامه‌ریزی‌های لازم را برای تبلیغات مؤثر را برای غرفه نمایشگاهی خود آغاز کنید. در این شرایط نیز برنامه‌های متنوعی از جمله مجلات، وب‌سایت نمایشگاه و رسانه‌های اجتماعی وجود دارد که می‌تواند ارتباط شما را با مخاطبان تأمین کند. همچنین می توانید اطلاعات دقیق برند خود را به صورت بروشور و کاتالوگ‌های تبلیغاتی طراحی کرده و از آن‌ها برای دعوت افراد به بازدید از غرفه نمایشگاهی، استفاده کنید.

• اجرای طرح غرفه

این مرحله را می‌توان به عنوان مهم‌ترین مرحله شرکت در نمایشگاه خارجی در نظر گرفت که سهم بسیار زیادی از موفقیت شما را تضمین می‌کند. در این شرایط بهتر است به طور مؤثر با متخصصان در زمینه قوانین غرفه سازی نمایشگاه بین المللی تهران و نمایشگاه‌های خارجی مشورت کرده و راهنمایی‌های لازم برای تضمین کیفیت غرفه سازی نمایشگاهی را دریافت کنید.

• کنترل کیفیتی

در مراحل بعدی لازم است که تمامی اجزای غرفه را مورد بررسی قرار داده و از کیفیت اجرایی آن اطمینان حاصل کنید. در این شرایط به طور دقیق و با حضور مهندس ناظر، عملکرد غرفه نمایشگاهی را برای خود شبیه‌سازی کنید. در ادامه نقاط ضعف و نقص‌های احتمالی را یادداشت کنید. سپس حدود 2 روز قبل از برپایی غرفه، تمامی نواقص را رفع کرده و از آمادگی غرفه خود مطمئن شوید.

• هماهنگی و آموزش پرسنل غرفه

در هفته قبل از برپایی نمایشگاه و شرکت در نمایشگاه‌ های خارجی لازم است که تمامی الزامات از جمله محل سکونت پرسنل و نحوه ایاب و ذهاب آن‌ها را به محل نمایشگاه تعیین کنید.

درواقع شما باید شرایطی را برای کارکنان فراهم کنید که بتوانند به موقع در غرفه حضور پیدا کرده و حتی به اولین مراجعه‌کنندگان نیز راهنمایی‌های لازم را ارائه دهند. همچنین نحوه برخورد با بازدیدکنندگان غرفه و چگونگی ارائه تبلیغات و راه‌های ارتباطی را نیز به پرسنل غرفه آموزش دهید تا بتوانند مخاطبان را به طور مؤثر به سمت برند جذب کنید.

• برپایی و فعالیت در غرفه

این مرحله اصلی‌ترین بخش شرکت در نمایشگاه‌ های خارجی بوده و از حساسیت بالایی برخوردار است. بدین منظور پرسنل باید در اسرع وقت در غرفه حضور داشته باشند و چیدمان غرفه نیز به طور دقیق کنترل شده باشد. سپس بر اساس برنامه‌ریزی‌های قبلی، روند غرفه نمایشگاهی پیگیری شده و بازدیدکنندگان مراجعه به غرفه شما را آغاز خواهند کرد. در این شرایط با اقداماتی از جمله ارائه کارت ویزیت، هدایا، خدمات ویژه و… می توانید تاثیر فعالیت خود را برای بازدیدکنندگان افزایش دهید.

• اتمام فعالیت غرفه

پس از پایان مدت بازدید از نمایشگاه می‌توانید غرفه را جمع‌آوری کرده و برای ترک نمایشگاه آماده شوید. در این شرایط لازم است که با به‌کارگیری ابزار و مهارت تخصصی، به طور کاملاً دقیق ادوات غرفه را بدون آسیب به سالن نمایشگاه اصلی جدا کرده و ایمنی و شرایط ذکر شده در قرارداد غرفه را کنترل کنید.

درنهایت شما پس از شرکت در نمایشگاه خارجی به همراه تیم خود ملزم به برگشت به ایران و پیگیری فعالیت برند خود هستید. بدین منظور اگر فرآیندهای تبلیغاتی را به طور دقیق انجام داده باشید و همچنین نکات و راهنمای اقدامات قبل و بعد از نمایشگاه و یا حتی غرفه نمایشگاهی پیش ساخته را نیز رعایت کرده باشید، مطمئناً نتایج شگفت‌انگیزی پس از اتمام نمایشگاه دریافت خواهید کرد.

مدارک مورد نیاز برای شرکت در غرفه های خارجی

حضور و شرکت در نمایشگاه‌ های خارجی و بین المللی به شما فرصت ملاقات با صد ها یا حتی هزاران کسب و کار دیگر در صنعت خودتان را می دهد. این فرصت برای برقراری ارتباطات جدید، تبادل تجارب، گسترش شبکه حضور و فروش محصولات و خدمات شما بسیار ارزشمند خواهد بود. اما برای شرکت در غرفه های خارجی باید به مدارکی داشته باشید؟ به همراه داشتن مدارک زیر برای ثبت غرفه در نمایشگاه های خارجی الزامی است:

• پر کردن فرم ثبت نام
• مدارک شرکت شامل: گواهینامه تاسیس، کپی برابر اصل سند تاسیس و مدارک شناسایی صاحبان شرکت
• مجوز فعالیت شما در حوزه کاری تان ( مانند مجوز صنایع داروسازی، غذا و… )
• گواهی ثبت برند تجاری
• تاییدیه تولید مطابق با استانداردهای ملی و بین المللی
• برشور و کاتالوگ محصولات و خدمات
• فرم تعهد

لازم به ذکر است که علاوه بر مدارک فوق شما باید هزینه ثبت غرفه را هم پرداخت کنید. هزینه طراحی غرفه نمایشگاهی آن با توجه به محل غرفه، نوع فعالیت و… متفاوت خواهد بود.

جمع بندی

اکنون با کسب اطلاعات جامع درباره نکات کلیدی شرکت در نمایشگاه‌ های خارجی ، می‌توانید با اطمینان از موفقیت غرفه نمایشگاهی خود برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید. در این شرایط حتماً در نظر داشته باشید که بهتر است اقدامات لازم برای برپایی نمایشگاه خارجی را در اسرع وقت پیگیری کنید تا در صورت بروز هرگونه مشکل، فرصت کافی برای کنترل وضعیت را داشته باشید.