ضوابط و استانداردهای طراحی غرفه نمایشگاهی

انجام مقدمات و رعایت ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی برای برپایی غرفه نمایشگاهی ممکن است کمی دلهره‌آور باشد، با این حال برنامه‌ریزی و اجرای دقیق نمایشگاه می‌تواند این رویداد را به اتفاقی هیجان‌انگیز تبدیل کند.

در این شرایط اگر نمی‌دانید برنامه‌ریزی برای طراحی غرفه نمایشگاهی را از کجا باید شروع کنید، پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای مطلب با ما همراه باشید. بدین ترتیب درنهایت به طور جامع با استاندارد های غرفه سازی نمایشگاهی آشنایی پیدا کرده و نکات مهمی در این باره خواهید دانست که موفقیت شما را تضمین خواهند کرد.

استانداردهای طراحی غرفه نمایشگاهی

اغلب برنامه‌ریزی برای طراحی غرفه نمایشگاهی می‌تواند یک پروژه طولانی مدت و پیچیده باشد؛ در این شرایط شما با توجه به اهداف کسب و کار، بودجه و همچنین ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی، گزینه‌های زیادی برای انتخاب خواهید داشت. در این شرایط استانداردهایی وجود دارند که توجه به آن‌ها در موفقیت طراحی غرفه نمایشگاهی شما نقش مؤثری دارد؛ در ادامه به بیان برخی از این موارد خواهیم پرداخت:

• برنامه‌ریزی

قبل از اینکه حتی بدانید غرفه نمایشگاهی خود را کجا برگزار خواهید کرد، باید دقیقاً تعیین کنید که از غرفه خود چه می‌خواهید. به بیان ساده‌تر باید اهداف خود را از برپایی غرفه نمایشگاهی تعیین کرده و مطمئن شوید که اهداف شما منحصر به فرد، قابل دستیابی، واقع بینانه و مطابق با ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی هستند.

• تناسب با اهداف

برای غرفه سازی نمایشگاهی شما باید مطمئن شوید که انتظارات مخاطب را برآورده کرده و به اهداف تجاری خود دست پیدا خواهید کرد. به طور کلی اگر اصول و استانداردهای فضاهای نمایشگاهی خود را مطابق با اهداف خود رعایت کنید، انگیزه و تمرکز شما برای برگزاری رویداد بیشتر خواهد بود.

• زمان بندی

زمانی که به غرفه نمایشگاهی فکر می‌کنید، باید زمان و تاریخ مشخصی را برای دستیابی به اهداف خود تعیین کنید. توجه به زمان بندی و تعین تاریخ دقیق می‌تواند شرایطی را ایجاد کند که مطمئن شوید همه چیز به خوبی اجرا خواهد شد.

• ایجاد شناسنامه غرفه

پس از اینکه اهداف و ویژگی‌های غرفه نمایشگاهی را مشخص نمودید، اکنون وقت آن رسیده است که تمامی اطلاعات لازم برای شناسایی غرفه خود را در غالب شناسنامه جمع‌آوری کرده و تیم طراحی غرفه نمایشگاهی ارائه دهید. حتما غرفه خود را مطابق با ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی، طراحی و اجرا کنید. بهتر است که هماهنگی‌های لازم در این زمینه را حدود 1 ماه قبل از برگزاری نمایشگاه انجام داده و تیم طراحی را از نوع غرفه، کالاها و خدمات مورد نظر، تعداد افراد حاضر در غرفه و…، آگاه کنید.

• ممنوعیت استفاده از مصالح

این مورد یکی از مهم‌ترین قوانین و استانداردهای غرفه نمایشگاهی در سراسر جهان است؛ درواقع برای طراحی غرفه ساده شما نمی‌توانید از مصالح ساختمانی یا فلزات خام استفاده کنید و باید از قطعات پیش ساخته برای گرید غرفه سازی استفاده کنید، در غیر این صورت از سمت واحد اجرایی نمایشگاه جریمه خواهید شد.

• ممنوعیت ورود ماشین آلات و تجهیزات سنگین

به طور کلی وسایل حمل و نقل سنگین از جمله انواع کامیونت یا لودر و…، در هر اندازه‌ای، به سالن نمایشگاه ممنوع است. این مورد یکی از سخت‌ گیرانه‌ترین استانداردهای طراحی غرفه نمایشگاهی است تا از تخریب سالن نمایشگاه، جلوگیری کند.

• عبور و مرور آسان

یکی دیگر از ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی رفت و امد راحت افراد به غرفه است. اگر غرفه نمایشگاه شما در نزدیکی درب ورود یا خروج قرار دارد، لازم است که حریم لازم برای عبور و مرور آسان را برای بازدیدکنندگان حفظ کنید. این مورد برای محیط داخلی غرفه شما نیز صدق می‌کند و باید 3 تا 4 متر مسیر مفید برای راهروهای اصلی و فرعی غرفه خود ایجاد کنید.

• شناسنامه نهایی غرفه

علاوه بر شناسنامه اطلاعاتی مقدماتی که پیش از این به آن اشاره شد، در مرحله پایانی طراحی و چیدمان غرفه نمایشگاهی، لازم است که اطلاعات تثبیت شده و دقیق را در قالب شناسنامه نهایی غرفه، ارائه دهید. در این شرایط لازم است که مشخصات دقیق شرکت‌های مجری، مساحت غرفه، تاریخ برگزاری و تاریخ تحویل غرفه را به طور دقیق در شناسنامه درج کنید.

اهمیت رعایت ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی

به طور کلی اگر روی یک نمایشگاه تجاری سرمایه‌گذاری کرده‌اید، می‌دانید که این نمایشگاه تا چه حد برای اطمینان از موفقیت کسب و کار شما اهمیت دارد. از این رو لازم است تا به خوبی با استانداردهای طراحی غرفه نمایشگاهی آشنایی پیدا کرده و بیشترین تأثیر را از تلاش‌های خود برای برگزاری غرفه، دریافت کنید. همچنین می توانید لیست غرفه سازان دارای گرید را در سایت مشاهده نمایید. در ادامه می‌توانید مواردی از اهمیت رعایت استانداردهای نمایشگاهی را مورد بررسی قرار دهید.

• گسترش شبکه ارتباطی

درواقع با برنامه‌ریزی صحیح و رعایت ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی می‌توانید شبکه وسیعی از مخاطبین برای کسب و کار خود ایجاد کرده و مشتریان جدید زیادی را نیز جذب کنید.

• جلوگیری از بروز هرگونه مشکل

درواقع استانداردهای طراحی غرفه نمایشگاهی به گونه‌ای طراحی شده‌اند تا افراد در بهینه‌ترین شرایط ممکن، اقدام به برپایی نمایشگاه کنند. در این شرایط به کارگیری و توجه به این استانداردها می‌تواند تناسب خوبی برای غرفه شما با محیط کلی نمایشگاه ایجاد کرده و از بروز مشکلات غیر قابل پیش بینی، تا حدود زیادی جلوگیری کند.

• کاهش نگرانی و اضطراب

همه ما برای برپایی رویدادهای خاص دچار اضطراب و دلهره می‌شویم و گاها نمی‌دانیم که روند برگزاری را از کجا شروع کنیم. در این شرایط استانداردهای طراحی غرفه نمایشگاهی می‌توانند راهنمای مسیر شما برای طراحی غرفه نمایشگاهی ساده باشند؛ درنهایت با دریافت دیدگاه کلی می‌توانید از نتایج کار تا حدود زیادی اطمینان حاصل کرده و نگرانی خود را کاهش دهید.

نکات مهم در طراحی غرفه های نمایشگاهی

درواقع برای طراحی انواع غرفه های نمایشگاهی شما باید مطمئن شوید که مخاطبان واقعاً به آنچه کسب و کار شما ارائه می‌دهد، توجه خواهند کرد. بنابراین غرفه نمایشگاهی شما باید به اندازه کافی برای آن‌ها جذاب باشد و در عین حال از موضوعی وسیع برخوردار باشد تا طیف گسترده‌ای از افراد حاضر در نمایشگاه را به خود جذب کند. این شرایط ملزم به رعایت طیفی از نکات مهم در طراحی غرفه های نمایشگاهی است که در ادامه به بیان برخی از آن‌ها خواهیم پرداخت:

• جسور باشید

پیش از این اشاره کردیم که اهداف شما از طراحی غرفه نمایشگاهی باید قابل دستیابی و واقع بینانه باشد؛ با این حال شما باید با جسارت مرزهای تعیین شده را پشت سر گذاشته و توانایی‌های تیم خود را گسترش دهید تا مطابق با ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی، به بهترین و سودمندترین اهداف و در عین حال اهداف دست یافتنی برسید.

• برند خود را در ذهن بازدیدکنندگان ماندگار کنید

پس از اینکه بازدیدکننده غرفه نمایشگاهی شما را ترک کند، فراموشی برند و محصولات شما آسان خواهد بود؛ بنابراین شرایطی را ایجاد کنید و مطمئن شوید که به اندازه کافی در ذهن بازدیدکننده ماندگار خواهید ماند. به عنوان مثال می‌توانید هدایایی را در نظر بگیرید که هنگام خروج به بازدیدکنندگان ارائه کنید. همچنین می‌توانید طراحی متفاوت و منحصر به فردی برای غرفه خود در نظر بگیرید که پس از پایان رویداد، افراد همچنان درباره آن صحبت کنند.

• از افراد متخصص کمک بگیرید

برای طراحی غرفه نمایشگاه مطابق با ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی، باید تیم متخصص و بودجه‌ای معقول تعیین کنید؛ شرکت‌های تخصصی و حرفه‌ای طراحی غرفه نمایشگاه با بهره‌گیری از خلاقیت تیمی می‌توانند بهترین طراحی غرفه نمایشگاهی را به شما ارائه دهند.

• از فضای موجود نهایت استفاده را داشته باشید

پس از رزرو محل برگزاری غرفه نمایشگاهی، باید اطمینان حاصل کنید که طراحی غرفه نمایشگاهی شما به اندازه کافی جذاب خواهید بود و درنهایت از هر اینچ نمایشگاه خود استفاده خواهید کرد تا غرفه شما برای بازدیدکنندگان عالی به نظر برسد.

• در زمان مناسب اقدام کنید

تعیین محل برگزاری غرفه نمایشگاهی بیش از حد برای طراحی غرفه نمایشگاهی مهم است و باید در فاصله زمانی زیادی با زمان بربایی غرفه، رزرو شود. بنابراین مقیاس‌های زمانی خود را تنظیم کرده و به طور دقیق بر پیشرفت و تکمیل غرفه نظارت داشته باشید.

• وضعیت رقبا را بررسی کنید

تحقیق درباره نحوه طراحی غرفه نمایشگاهی رقبا می‌تواند از جهات مختلفی برای شما مفید باشد؛ در مرحله اول با بررسی طرح غرقه رقبا می‌توانید برای طراحی غرقه نمایشگاه خود الهام بگیرید و بینشی دقیق درباره اینکه چه نکاتی بهتر عمل می‌کنند و از چه اعمالی باید اجتناب کنید، کسب خواهید کرد.

اصول و ضوابط طراحی غرفه های نمایشگاه بین المللی

علاوه بر استانداردهای طراحی غرفه نمایشگاهی که پیش از این به بیان آن‌ها پرداختیم، ضوابط طراحی غرفه های نمایشگاه بین المللی و اصول ویژه‌ای نیز وجود دارد که شما را به اهداف تجاری نزدیک کرده و به افزایش تأثیر تلاش شما برای جلب توجه بازدیدکنندگان، کمک می‌کنند؛ در ادامه می‌توانید با برخی از ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی آشنایی پیدا کنید:

• از شلوغی بیش از حد پرهیز کنید

شما برای طراحی غرفه نمایشگاه بین‌ المللی فضای محدودی را برای زمانی محدود در اختیار دارید، بنابراین سعی کنید تا تجهیزات و وسایلی را در غرفه خود جای دهید که برای دستیابی به اهداف شما مفید باشند. در این شرایط مشورت با متخصصان طراحی نمایشگاه بین‌المللی می‌تواند راه حلی مناسب برای چیدمان موثر با حداکثر استفاده، برای طراحی غرفه شما باشد.

• الگوگیری کنید

بررسی اصول طراحی غرفه های نمایشگاهی در سال‌های گذشته می‌تواند دید مناسبی را برای برپایی غرفه به شما ارائه دهد. در این شرایط شما می‌توانید ضوابط و استانداردهای موفق‌ترین غرفه های نمایشگاه‌های بین‌المللی را مورد بررسی قرار داده و با کمک متخصصان طراحی، با کمی خلاقیت، تغییراتی در آن‌ها ایجاد کنید.

• از اهمیت نورپردازی غافل نشوید

نورپردازی یکی از مهم‌ترین ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی و عناصر لازم برای جلب توجه بازدیدکنندگان نمایشگاه‌های بین‌المللی است که در جذابیت ظاهر غرفه نمایشگاهی شما نقش بسزایی ایفا می‌کند. در این شرایط می‌توانید از نورپردازی‌های موزیکال استفاده کنید و این تأثیر را به حداکثر خود برسانید. البته نورپردازی انتخاب شده باید کاملاً با ماهیت و اهداف غرفه شما هماهنگی داشته باشد و خلاقیت شما را به مخاطبان انتقال دهد.

• پشتیبانی

می‌دانیم که برگزاری غرفه نمایشگاه بین‌المللی اتفاقی مهم در مدت زمان محدود است؛ بنابراین لازم است که آن را بدون اشتباه پیش ببرید، چراکه ممکن است شانس دوباره‌ای برای استفاده از موقعیت نداشته باشید.

در این شرایط حتماً با تیم طراحی غرفه نمایشگاهی خود هماهنگی‌های لازم را برای پشتیبانی اضطراری غرفه، انجام دهید. بدین ترتیب افرادی از تیم طراحی در محل برگزاری نمایشگاه حضور خواهند داشت تا صورت بروز هرگونه نقص فنی در طراحی غرفه، سریعاً نسبت به رفع آن اقدام کرده و از بروز اختلال در روند نمایشگاه، جلوگیری کنند.

• ارتفاع مناسب را رعایت کنید

به کارگیری ارتفاع مجاز غرفه سازی نمایشگاه بین المللی تهران با توجه به عوامل مختلفی از جمله محل قرارگیری غرفه شما بر اساس سالن نمایشگاهی و همچنین ردیفی که غرفه در آن بستگی دارد، تعیین می‌شود.

بدین منظور لازم است که پس از تعیین مشخصات غرفه نمایشگاهی، بر اساس فهرست‌های ارائه شده از سمت مجریان اصلی امور نمایشگاهی، ارتفاع استاندارد را با غرفه خود مطابقت دهید. این ارتفاع متناسب با غرفه مورد نظر در حدود 2.5 تا 4.5 متر خواهد بود.

جمع بندی

رعایت ضوابط طراحی غرفه نمایشگاهی و استانداردهای برگزاری غرفه نمایشگاهی، از جهات مختلفی حائز اهمیت است؛ از این رو قبل از طراحی غرفه نمایشگاهی باید اطلاعات کاملی در این زمینه کسب کرده و اهداف خود را با استانداردهای تعیین شده، مطابقت دهید.

تنها در این شرایط است که می‌توانید بدون مشکل ساخت غرفه خود را انجام داده و از تحمیل جریمه‌ها و محدودیت‌های تعیین شده، جلوگیری کنید. همچنین رعایت استانداردهای طراحی غرفه نمایشگاهی می‌تواند زمینه‌های به کارگیری خلاقیت تیم شما را برای افزایش تأثیر فعالیت‌های حرفه‌ای شما برای بازدیدکنندگان، افزایش داده و شما را به اهداف و موفقیت‌های تجاری نزدیک‌تر کند.